Qué es Microsoft Office

Qué es Microsoft Office


Hoy vamos a contarte sobre uno de los paquetes de programas más famosos de la informática: Microsoft Office. Su primer versión fue lanzada en 1989 y ofrecía dos paquetes básicos. Pero la propuesta se Microsoft se fue adaptando al avance de la tecnología y aun sigue vigente con una propuesta interesante. Pasamos a mostrarte qué es Microsoft Office.

El paquete de Microsoft office está conformado por un conjunto de programas informáticos para oficina. Estas aplicaciones están desarrolladas para cumplir tareas ofimáticas, es decir que buscan facilitar y agilizar actividades habituales en una oficina. Lo primero que debes tener en cuenta es que Microsoft Office es un programa con licencia. Por ello si quieres usarlo deberás comprarlo y respetar las condiciones de uso. Una de ellas es la prohibición de realizar copias con fines de lucro.

Con la masificación de los Smartphones en los últimos años, muchas de las tareas que realizábamos en una pc se llevan a cabo en estos dispositivos móviles. Esto provocó que el paquete de Office pierda algo de popularidad. Aun así se trata de herramientas muy útiles para la formación y casi esenciales en la mayoría de los requisitos de los puestos de trabajo. Por ello es que también estos programas son focos comunes de piratería. También es cierto que existen alternativas gratuitas a estas herramientas y que en algunos casos son hasta más eficaces. Pero generalmente tienen un punto débil: se trata de interfaces difíciles de utilizar y poco atractivas.

Programas que contiene el paquete de Office

Qué es Microsoft Office

Microsoft Office está conformado actualmente por siete programas principales y otros cinco programas que se pueden conseguir de forma individual o se les brindan aquellos clientes que compran progamas de Office en grandes cantidad. Te mostramos las herramientas que ofrece Office:

Word: Se trata de un programa de edición de texto que ofrece una amplia gama de documentos con aspecto profesional. Brinda una gran cantidad de herramientas como incorporar gráficos, imágenes y formatos personalizados.

Excel: Esta aplicación provee una hoja de cálculo que produce hojas divididas en celdas. Cada celda puede contener números o texto  y cuenta con un marcador de referencia. El programa también brinda la posibilidad de crear gráficos y tablas con la información que tengas en esas celdas. otra de las características principales es que posee funciones matemáticas para procesar datos numéricos.

PowerPoint: Es un software de presentación, es decir que su función es crear y diseñar presentaciones de diapositivas. Estas diapositivas pueden incluir videos, audios, imágenes, texto y animaciones. El programa ofrece, en relación al diseño, algunas plantillas que puedes utilizar pero también puedes descargar plantillas nuevas. Además, esta herramienta puede integrar información de otros programas de Office para visualizar los datos que necesites presentar.

Outlook: En este caso se trata de un programa para gestionar correos electrónicos. No sólo permite a sus usuarios enviar y recibir emails sino que también cuenta con una libreta de direcciones y un programa de calendario. Puedes enviar correos y guardar recordatorios en un mismo lugar.

Access: Esta programa permite a sus usuarios crear bases de datos para gestionar grandes volúmenes de información. También ofrece la posibilidad de publicar esas bases de datos para que otras personas puedan acceder. Podemos destacar de este programa que contiene una gran cantidad de herramientas que ayudan a organizar, gestionar y presentar esos datos.

OneNote: Está diseñado como herramienta para tomar notas. Puedes almacenar cualquier tipo de notas e información y organizarlas como quieras! También puedes crear blocs de notas compartidos para que otros usuarios puedan acceder a ellas.

Publisher: Este programa ofrece la posibilidad de crear documentos y publicaciones con muy buenos gráficos. Es similar a Word pero tiene algunas características que ésta aplicación no tiene como el soporte de impresión comercial y los conjuntos de diseño.

Qué es Microsoft Office

Configurar programas de Office

En el caso de que necesites configurar un programa de Office debes seguir algunos pasos:

  1. Ingresa en la aplicación de Office que quieres configurar.
  2. Escribe tu dirección de correo electrónico y haz click en la flecha.
  3. Escribe la contraseña y luego presiona en Iniciar sesión. Si no tienes cuenta te pedirá que sigas las instrucciones para crear una.
  4. Pulsa sobre Empezar a usar en la aplicación. Si tienes otras aplicaciones de Office instaladas en tu dispositivo, tu cuenta y archivos de OneDrive se agregará automáticamente.
  5. Si quieres agregar otra cuenta presiona en Abrir y luego en Agregar un sitio. 
  6. Elige el servicio en la nube que quieras agregar y listo!

Trucos para Word

Si eres de los que trabaja mucho editando textos, hay algunas herramientas de Microsoft Word que no debes perder de vista:

  • Ajustar las opciones de copiar y pegar que vienen por defecto. Si haces click derecho en la hoja de Word antes de copiar un texto, el programa te ofrece tres opciones: Conservar formato originalFusionar el formato y Conservar solo el texto. Si copias el texto directamente usando Ctrl+V el programa conserva el formato de la fuente por defecto. Pero puedes modificarlo para que el texto siempre se adapte al formato que estás usando en el documento de Word. Para ello presiona en Archivo, Opciones y Opciones avanzadas. Dirígete a la sección Cortar, copiar y pegar y selecciona la opción Conservar sólo el texto.
  • Ajusta el interlineado y los espacios entre párrafos. Selecciona la parte del texto que quieras ajustar y haz click derecho. Luego pulsa en Párrafo y en Espaciado dentro de Sangría y espaciado. Allí podrás ajustar manualmente los espacios e interlineados.
  • Modifica cómo pasar de mayúsculas a minúsculas en algunos clicks. Puedes utilizar esta herramienta desde la opción Modificar caso. Esta opción también se puede utilizar para poner en mayúsculas una letra de cada palabra o la primera palabra de cada frase.
  • Selecciona las palabras que quieres formatear. Dirígete a la pestaña de inicio de Office y haz click en el icono Aa. Allí tendrás cinco opciones: Mayúsculas al inicio de cada frase, MayúsculasPrimera letra de cada palabra en mayúsculas e Invertir mayúsculas/minúsculas. Elige el formato que quieras usar.

Qué es Microsoft Office

Trucos para ahorrar tiempo en Excel

Una de las herramientas más utilizadas del paquete de Office son sus hojas de cáculo. Por eso te dejamos algunas herramientas para Excel:

  • Utiliza plantillas. Si no quieres perder tiempo en configurar una hoja de cálculo puedes seleccionar alguna que se adecue a lo que necesitas!
  • Inmoviliza filas y columnas. Si trabajas con hojas de cálculo muy extensas probablemente tengas que moverte a cada rato hacia arriba para comprobar que te encuentras en la columna correcta. Esto se puede solucionar fijando en la pantalla la primera fila o columna o las casillas que desees. Para ello debes ingresar en el menú de Vista y seleccionar lo que quieres fijar desde el menú desplegable de Inmovilizar.
  • Convierte columnas en filas y viceversa. Simplemente debes seleccionar las filas y columnas que quieres invertir y hacer click en Cortar. Luego, en las opciones de pegado, pulsa Transponer.
  • Utiliza la calculadora integrada. Para mayor comodidad puedes incluirla en la barra de herramientas. Para ello debes pulsar en Archivos, Opciones, Barra de herramientas de acceso rápido y allí añadir la herramienta Calcular ahora.

 

Ya tienes todo lo que necesitas saber para disfrutar de los programas que ofrece el paquete de Office!






Dejá un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *